INFORME FINAL 72-12 MUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA - AIA - ENERO 2014 - Doctrina Administrativa - VLEX 565172078

INFORME FINAL 72-12 MUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA - AIA - ENERO 2014

Fecha de Resolución23 de Enero de 2014
EmisorMunicipalidades
ServicioMUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA 
Número de informe72/2012
Tipo de informeInforme Final de Auditoría
NivelCentral

Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir que la Municipalidad de Independencia ha regularizado algunas situaciones en forma parcial, las cuales están incluidas en el preinforme, no obstante, corresponde confirmar las siguientes observaciones formuladas en su oportunidad: CAPÍTULO 1: EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO.

  1. - En relación con el reglamento de organización interna, observado en la letra a) de este capítulo, la autoridad comunal deberá remitir a este Organismo Fiscalizador, el nuevo instrumento que se encontraba en elaboración, debidamente aprobado, reflejando la estructura actualizada de ese municipio, en el término de 60 días hábiles, contados desde la fecha de recepción del presente informe. Asimismo, deberá arbitrar las medidas para mantener disponible en sus sitios electrónicos, entre otros antecedentes, su estructura orgánica, actualizada a lo menos una vez al mes, para dar cumplimiento al artículo yo letra a), de la ley N° 20.285, situación que será verificada en la próxima auditoría de seguimiento.

  2. - Respecto a lo observado en la letra b), es recomendable que ese municipio elabore los manuales de procedimientos para los procesos que no cuentan con tal instrumento, describiendo las principales rutinas administrativas a seguir. En el mismo orden de ideas, se deberán sancionar formalmente aquellos instrumentos que se encuentran en operación, ajustándose a la ley N° 19.880, artículo 30, lo cual deberá acreditarse en un plazo de 30 días hábiles. A su turno, el reglamento de contrataciones, concesiones y adquisiciones que posee la municipalidad, deberá actualizarse conforme a las leyes N° 20.238 y 20.355, además de efectuarse su publicación en el sistema de información de compras públicas, tal como lo prescribe el decreto N° 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, informando a esta Contraloría General, en el plazo precitado. Sobre el reglamento que regula la entrega y uso de los equipos celulares, respecto del cual se informó que estaría en elaboración, esa entidad deberá remitir dicho instrumento, debidamente sancionado, en el lapso de 60 días hábiles.

  3. - Acerca de la falta de descripción de cargos advertida en la letra c) de este capítulo, es aconsejable que esa entidad edilicia, implemente un manual de descripción de cargos, que permita precisar el funcionamiento interno de ella y las responsabilidades pertinentes.

  4. - En cuanto a lo señalado en la letra e), referido a las funciones de la dirección de control, corresponde que la autoridad municipal instruya a dicha unidad para que planifique sus actividades de fiscalización anuales, si bien, es responsabilidad del municipio definir la forma de acometer su proceso de control. Del mismo modo, se deberá capacitar al personal que se desempeña en la citada dirección, a fin de que pueda desarrollar sus funciones conforme a las necesidades de dicha unidad.

  5. - Acerca del registro de órdenes de compra manuales de las adquisiciones menores a 3 UTM, excluidas del sistema de compras y contratación pública, observado en la letra h), procede que éstas sean generadas a través del programa computacional de adquisiciones contratado a la empresa CAS-CHILE SA de I. Asimismo, el alcalde deberá ordenar que se corrijan las deficiencias observadas en los sistemas informáticos, con el fin de que los programas de bodega, adquisiciones, y activo fijo sean integrados y utilizados por el personal del departamento de adquisiciones, informando de ello a esta Entidad Fiscalizadora, en el plazo de 30 dias hábiles. En cuanto a la existencia de un folio único correlativo contemplado en el sistema computacional, la autoridad comunal deberá adoptar las medidas necesarias con el propósito de que dicho sistema otorgue un folio propio automático para cada área de trabajo, como patentes comerciales, licencias de conducir, permisos de circulación, entre otras, con el fin de controlar eficazmente la correlatividad atingente a cada área y por los conceptos respectivos. De igual manera, ese municipio deberá arbitrar las acciones tendientes a que el sistema de permisos de circulación valide los RUT de los contribuyentes y los dígitos de las placas patentes, como también, disponer de un sistema de archivo ordenado por placa patente, que permita obtener los antecedentes históricos, medidas que serán verificadas en la próxima auditoría de seguimiento. Asimismo, corresponde que los formularios de permisos de circulación sean entregados en forma correlativa y que se implemente un procedimiento para controlar su asignación, lo cual se verificará en la misma oportunidad indicada en el párrafo anterior. Además, procede que se dispongan las medidas necesarias para que la remisión de los permisos de circulación de otras municipalidades, se ajusten al plazo establecido en el articulo 5° del decreto N° 231, de 2008, del Ministerio del Interior, lo que se constatará en futuras fiscalizaciones de seguimiento. En cuanto a las diferencias producidas entre las cuentas permisos de circulación de beneficio municipal y de beneficio fondo común municipal, esa entidad deberá solicitar que se incorpore al sistema informático de tesorería, la distribución automática del permiso de circulación, a fin de asegurar la integridad de información y confiabilidad. Respecto a la falta de acreditación documental en algunos permisos de circulación revisados, se deberán adoptar las providencias para que las carpetas de antecedentes cuenten con todos los documentos necesarios para el otorgamiento del citado permiso. Tanto esta situación como la anterior serán verificadas en futuras auditorías. Sobre la falta de exactitud y oportunidad en que son emitidos los reportes de información administrativa, reflejado en parte, en el atraso con que son enviados a esta Contraloría General los informes contables, esa municipalidad deberá arbitrar las medidas necesarias para ajustarse a los plazos dispuestos en las instrucciones emanadas de este Organismo Contralor, remitiendo os informes atrasados en el término de 30 días hábiles. En lo atingente a la página web del municipio, esa entidad, en lo sucesivo, deberá ceñirse a lo dispuesto en la ley N° 20.285, en cuanto a los antecedentes que deben ser publicados, situación que será verificada en futuras fiscalizaciones de seguimiento. Finalmente, en lo que respecta a la falta de integración de la información relativa a la bonificación adicional contemplada en la ley N° 20.387, entre la dirección de administración y finanzas y el departamento de personal, esa autoridad deberá implementar controles suficientes, para que sean cotejados los montos pagados versus los registrados contablemente, lo que será constatado en una próxima auditoría de seguimiento. CAPÍTULO II: MACROPROCESO DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS.

  6. - Las observaciones señaladas en los numerales 2.1, 3.1 Y 4.1, recursos involucrados al 11 de octubre y al 31 de diciembre de 2011-recepción y registro, se dan por subsanadas, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la entidad.

  7. - Acerca de los formularios de solicitud de postulación al beneficio de la bonificación de la ley N° 20.387, que no fueron proporcionados a esta Contraloría General, lo que fue observado en el numeral 1.3, uso de los recursos y documentación, esa entidad edilicia, en lo sucesivo, deberá conservar copia de la correspondiente documentación de respaldo de las operaciones, lo que será verificado en una futura fiscalización de seguimiento.

  8. - En relación al numeral 2.3, uso de los recursos, esa entidad edilicia deberá, en lo sucesivo, ceñirse a los plazos de ejecución y desarrollo de los proyectos, establecidos en los convenios respectivos, lo que será verificado en futuras fiscalizaciones de seguimiento, realizadas por este Organismo Contralor.

  9. - En lo referido al numeral 5, reparación de terminaciones e instalaciones, estructura y obras exteriores del Edificio Consistorial de la Municipalidad de Independencia, la autoridad comunal deberá ajustarse a lo establecido en los convenios que firme, respetando, entre otros aspectos, los plazos señalados para el proceso de licitación y contratación de las obras. Asimismo, en lo sucesivo, deberá publicar las resoluciones fundadas en caso de contrataciones directas, en el portal de compras públicas, conforme al artículo 50 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y velar por la entrega y vigencia de las boletas de garantías que resguarden los intereses del municipio, conforme lo pactado, todo lo que será verificado en próximas visitas de fiscalización. Por último, sobre la ampliación de plazo del contrato de reparación de estructura y obras exteriores del edificio consistorial Municipalidad de Independencia, una vez vencido el convenio original, así como la existencia de un periodo en que el contrato estuvo sin caución, el alcalde deberá ordenar la instrucción de un proceso disciplinario, para determinar eventuales responsabilidades derivadas de los hechos expuestos, remitiendo a esta Entidad de Control, el decreto que así lo disponga, en el término de 10 días hábiles. CAPÍTULO III: MACROPROCESO DE INGRESOS PROPIOS.

  10. - La observación señalada en este capítulo, punto 3.2, Documentación omitida de patentes, se da por subsanada, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la entidad, sin perjuicio de futuras validaciones que se puedan practicar a la materia de que se trata.:

  11. - En relación al numeral 1, sobre examen de ingresos por permisos de circulación, ese municipio deberá aclarar las diferencias de $ 4.258.864.-, Y $ 61.722.-, producidas entre los montos determinados por tesorería y por el departamento de permisos de circulación. También, entre la información proporcionada por este último departamento y lo registrado por contabilidad, respectivamente, informando documentadamente a este Organismo de Control, en el término de 30 dias hábiles. Sobre el punto 1.1, letra a), falta de...

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